Today's words · 📧 Work email & calls
Inbox German: 10 words for work emails and calls
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Know how a German work email starts and ends, and you've already written half of it.
Monday morning, and your inbox is full of German emails. Is this one asking you to check an attachment, or to call someone back? Even the translator isn't sure. And should your reply start with Sehr geehrte or just Hallo?
Today's ten words come up every day in work emails and phone calls. With them you can read, reply, forward and get hold of people by phone. 📧
📋 The ten words at a glance
- die E-Mail — e-mail
- beantworten — to answer
- der Anhang — attachment; appendix
- weiterleiten — to forward, to pass on
- sehr geehrte — Dear (formal letter opening)
- der Gruß — greeting, regards
- der Anruf — (phone) call
- zurückrufen — to call back
- erreichen — to reach, to achieve; to get hold of (by phone)
- Bescheid geben — to let (sb) know, to inform
🧠 Words, examples and memory tricks
die E-Mail
[EE-mail]e-mail(Pl. die E-Mails · = die Mail · = die/das E-Mail · = die/das Mail)
📌 Ich schicke dir eine E-Mail.
→ I'll send you an e-mail.
💡 Borrowed straight from English 📧 and said almost the same way.
⚠ Usually die E-Mail; in southern Germany and Austria das is also used.
beantworten
[be-ANT-vor-ten]to answer(beantwortet – hat beantwortet)
📌 Bitte beantworten Sie die Fragen.
→ Please answer the questions.
💡 be- + antworten (answer) = the question becomes a direct object ↩️
Bonus Same meaning, different build: auf eine E-Mail antworten = eine E-Mail beantworten
der Anhang
[AN-hang]attachment; appendix(Pl. die Anhänge)
📌 Den Vertrag finden Sie im Anhang.
→ You will find the contract attached.
💡 an (on) + hängen (hang) = the file hanging off the end of your email 📎
Bonus Classic email line: Im Anhang finden Sie den Vertrag.
weiterleiten
[VY-ter-ly-ten]to forward, to pass on(leitet weiter – hat weitergeleitet)
📌 Ich leite dir die E-Mail vom Chef gleich weiter.
→ I'll forward you the boss's email right away.
💡 weiter (further) + leiten (lead) = send it on to the next person ➡️
⚠ Separable: Ich leite die Mail weiter.
sehr geehrte
[zair ge-AIR-tuh]Dear (formal letter opening)(Sehr geehrte Frau …, Sehr geehrter Herr … · = geehrt-)
📌 Sehr geehrte Damen und Herren, …
→ Dear Sir or Madam, …
💡 From ehren, to honour 🎩 Literally ‘very honoured’.
⚠ Add an r for men: Sehr geehrter Herr Müller · Sehr geehrte Frau Weber
der Gruß
[GROOSS]greeting, regards(Pl. die Grüße)
📌 Viele Grüße an deine Familie!
→ Say hello to your family!
💡 A relative of English greet 👋 Emails always end with Grüße.
Bonus Formal: Mit freundlichen Grüßen · colleagues: Viele Grüße / Beste Grüße
der Anruf
[AN-roof](phone) call(Pl. die Anrufe)
📌 Danke für Ihren Anruf.
→ Thank you for calling.
💡 an (to) + Ruf (call) = calling out to someone by phone 📞
Bonus missed call = der verpasste Anruf
zurückrufen
[tsoo-RUECK-roo-fen]to call back(ruft zurück – rief zurück – hat zurückgerufen)
📌 Kann ich Sie in zehn Minuten zurückrufen?
→ Can I call you back in ten minutes?
💡 zurück (back) + rufen (call) = call back 🔁
⚠ Separable: Ich rufe Sie gleich zurück.
erreichen
[air-RY-khen]to reach, to achieve; to get hold of (by phone)(erreicht – hat erreicht)
📌 Ich habe ihn telefonisch leider nicht erreicht.
→ Unfortunately I couldn't reach him by phone.
💡 Twin of English reach 🙌 If you reach someone by phone, you erreichen them.
Bonus Wie kann ich Sie erreichen? = How can I contact you?
Bescheid geben
[be-SHYTE GAY-ben]to let (sb) know, to inform(gibt Bescheid – gab Bescheid – hat Bescheid gegeben)
📌 Gib mir Bescheid, wenn du angekommen bist.
→ Let me know when you've arrived.
💡 Give a Bescheid (notice) = let someone know 💬 Sag mir Bescheid! = Let me know!
Bonus Ich gebe Ihnen Bescheid. = I'll let you know.
🇩🇪 A spoonful of German culture
A first email to someone you don't know usually starts with Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr …, and ends with Mit freundlichen Grüßen. Between colleagues who know each other, Hallo and Viele Grüße are very common. It depends a lot on the company.
A small tip: if you put a comma after the greeting, the next line starts with a lower-case letter — unless it's a noun, which keeps its capital.
When Germans answer the phone, many say their surname or the company name instead of ‘hello’: ‘Weber, guten Tag!’ 📞
✅ Quick quiz
Q. You're writing to a company for the first time and don't know the contact's name. How do you start?
- ① Sehr geehrte Damen und Herren,
- ② Hallo zusammen,
- ③ Viele Grüße,
Show the answer
① Sehr geehrte Damen und Herren,
For a formal email to an unknown recipient, start with Sehr geehrte Damen und Herren,.
Start and end one of today's emails with a German greeting. And finish your next call with Ich gebe Ihnen Bescheid! 📧
🔜 Tomorrow's topic: 🔍 Job hunting & interviews